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3. VIGILANCIA- Vigilancia tecnológica y competitiva

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3.5. Lista de comprobación sobre puntos clave de un Sistema de Vigilancia

PRINCIPIOS DE UN BUEN SISTEMA DE VIGILANCIA TECNOLÓGICA

Como se ha comentado en fichas anteriores de este módulo, la mayoría de las organizaciones vigilan el entorno utilizando alguna forma inconsciente de vigilancia tecnológica pero...

Es el establecimiento de un sistema, de un método, que garantice un seguimiento sistemático y ordenado, lo que genera los verdaderos beneficios para una organización.

Se enumeran a continuación una serie de PRINCIPIOS básicos que se deben cumplir a la hora de desplegar un buen sistema de vigilancia tecnológica y competitiva:

* UN HÁBITO: Despliegue de una sistema organizado e integrado en los “hábitos” de funcionamiento de la organización
* ENFOQUE MULTIDISCIPLINAR: Su funcionamiento requiere un enfoque multidisciplinar
* TAREA DE TODOS: La vigilancia es tarea de todos: cualquier empleado puede aportar información de valor
* CULTURA DE LA ALERTA: La vigilancia requiere que la gente adquiera una “cultura de la alerta”, es decir, que esté preparada para su nueva función de captar información de interés para la empresa.
* PRIORIDADES INFORMATIVAS: Es fundamental definir las prioridades informativas: ¡Quien no sabe lo que busca, no sabe lo que encuentra! El verdadero reto y valor añadido está en la selección de la información valiosa. Para ello, se deben definir “criterios de búsqueda”

* CULTURA DE LA INFORMACIÓN: La eficacia (y eficiencia) de un sistema de Vigilancia Tecnológica se multiplica con una adecuada “cultura de la información” en todo el personal, es decir, con una adecuada formación que enseñe al personal COMO recoger información relevante y fiable.
* LIDERAZGO: La Vigilancia debe impulsarse al más alto nivel, desde los máximos directivos de la organización, que deben dar el ejemplo como “proveedores” y “usuarios” de información del sistema
* CENTRAL DE ANÁLISIS: Es imprescindible crear una “central de análisis” que reúna, procese y distribuya toda la información
* INCENTIVOS: La participación activa de todo el personal se consigue con “incentivos” claros que premien la cantidad y calidad de información aportada (no basta con “cultura”)

* ETICA: Respeto a una ética empresarial y a la legalidad vigente
* VISIÓN HORIZONTAL: Evitar la “miopía sectorial”: las mayores amenazas pueden venir de otros sectores
* PRESUPUESTO: La vigilancia cuesta dinero, por tanto, necesita un presupuesto específico para que se pueda planificar y realizar de modo ordenado
* REDES: Hay que estimular las redes externas de colaboradores para integrarlos al sistema

CHECK-LIST DE VIGILANCIA TECNOLÓGICA: PREGUNTAS PARA DETECTAR OPORTUNIDADES DE MEJORA Y POSIBLES PROYECTOS

Las preguntas que se enumeran a continuación abarcan algunas de las LINEAS CLAVE que debe atender prioritariamente una organización para hacer una eficaz Vigilancia Tecnológica.

A partir de esta lista, es posible responder a tres preguntas: ¿Qué ya hemos hecho? ¿Qué nos falta por hacer? ¿Qué proyectos de mejora podemos desarrollar para implementar un adecuado sistema de vigilancia tecnológica y competitiva en nuestra organización?

1) ¿Qué grado de satisfacción tienen los directivos y el personal técnico clave de la organización con respecto a la cantidad y calidad de la información tecnológica que reciben? ¿La información adecuada, llega en el momento preciso, a las manos de quienes la necesitan?
2) ¿Existe un sistema organizado y permanente que capte y distribuya información tecnológica relevante del entorno a los usuarios internos que la necesitan? ¿Existe algún sistema preventivo de alerta? ¿Existen formularios, plantillas y demás instrumentos que ayuden a organizar la información obtenida?
3) ¿Existe una central de análisis (“centro concentrador y distribuidor”) que se encargue operativamente de la vigilancia tecnológica? ¿Es mejor al nivel central o que se lleve descentralizado por las áreas o divisiones?
4) ¿Se hace “ prospectiva tecnológica” (ejercicio de previsión a medio y largo plazo de la evolución futura de las tecnologías clave) en la organización? ¿Cómo se hace? ¿Qué fuentes se utilizan? ¿Se compran estudios?

5) ¿TODO el personal de la organización tiene una conciencia de vigilancia? ¿Los vendedores o comerciales están preparados (e incentivados) para capturar información, además de vender servicios? ¿El personal sabe cuál es la información “relevante” que más le interesa a la organización? ¿Se han definido claramente las prioridades informativas?
6) ¿Se ha formado al personal en una sólida “ cultura de la información”, que le permita acceder de un modo inteligente a las principales fuentes?
7) ¿Existe un presupuesto especialmente asignado a la vigilancia tecnológica?
8) ¿Cómo se explotan (e incentivan) las redes de colaboradores externos para capturar información relevante del entorno?
9) ¿Se vigilan especialmente algunos competidores más importantes? ¿Se vigilan especialmente algunos productos o servicios clave? ¿Se hace de un modo informal, o se asigna la tarea a un profesional competente para hacerlo?
10) ¿Cómo se captura y organiza la información obtenida por personal de la organización que participa en ferias, congresos, conferencias o realiza visitas a otras empresas? ¿Cómo se pone esta información a disposición de otras personas de la organización?

11) ¿Existen en la Intranet funciones o áreas específicas donde cualquier persona de la organización puede aportar información relevante sobre el entorno?
12) ¿Cómo se seleccionan y gestionan las publicaciones periódicas a las que se suscribe la organización?
13) ¿Se utilizan herramientas y soluciones tecnológicas específicas para aumentar la productividad y eficacia en la búsqueda de información? (análisis de patentes, programas de búsqueda en webs, etc.)